กิจกรรมหนึ่งที่บริษัทขนส่งหลายแห่งนิยมนำมาใช้คือ Toolbox Meeting แปลเป็นไทยตรงๆ ว่า ประชุมกล่องเครื่องมือ ซึ่งนิยมใช้คำนี้สำหรับการประชุมกลุ่มย่อยอย่างไม่เป็นทางการของพนักงานขับรถโดยใช้เวลาสั้นๆ ก่อนเริ่มงานเพื่อรณรงค์เกี่ยวกับความปลอดภัยในการทำงานเป็นหลัก ผมลองค้นหาที่ไปที่มาของการใช้คำนี้ใน Google ทั้งไทยและเทศก็ไม่มีใครพูดถึงสักเท่าไหร่ วันนี้ผมจึงขอนำคำว่า Toolbox มาอธิบายขยายความเพิ่มเติมเอง

ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจให้ตรงกันก่อนว่าเวลาเราพูดถึงกล่องเครื่องมือ หมายความว่าในกล่องนั้นต้องมีเครื่องมือด้วยนะครับ ไม่ใช่กล่องเปล่า ช่างทุกประเภทไม่ว่าช่างยนต์ ช่างประปา ช่างไฟฟ้า ช่างเชื่อม ช่างยาง หรือแม้กระทั่งช่างซ่อมคนที่เราเรียกว่าหมอแต่ละแขนงย่อมต้องมีกล่องเครื่องมือที่จำเป็นต้องใช้ในการแก้ไข ซ่อมแซมให้พร้อมอยู่เสมอ ช่างเก่งหรือหมอเก่งแต่ขาดเครื่องมือย่อมไม่สามารถแสดงความเก่งได้อย่างมีประสิทธิภาพ หรือการมีเครื่องมือดีแต่ใช้ไม่เป็นก็คงไม่ต่างกัน การหมั่นตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือที่มีในกล่องยังใช้งานได้ดีก็เป็นสิ่งสำคัญ เวลาเขามีเครื่องมือใหม่ๆ ออกมา เราก็ควรพิจารณาซื้อหามาเพิ่มเติมในกล่องเครื่องมือเราด้วย กล่าวโดยสรุปคือ กล่องเครื่องมือเป็นสิ่งจำเป็นต้องมีไว้ประจำตัวช่างเพื่อนำออกมาใช้เมื่อเกิดปัญหา

ในกล่องเครื่องมือสำหรับช่างซ่อมงานที่เรามักเรียกเท่ห์ๆ ว่าผู้จัดการไม่จำเป็นต้องมีเครื่องมือที่จับต้องได้เหมือนไขควง คีม กรรไกร หรือเครื่องมือวัดต่างๆ แต่มันจะเป็นเครื่องมือประเภทที่จับต้องไม่ได้ที่เราใช้ในการแก้ไขปัญหาในงาน ใช้ในกระบวนการชี้บ่งปัญหา (Trouble Shooting) เพื่อตัดสินใจเลือกวิธีแก้ไขปัญหา (Problem Solving) ซึ่งมีความจำเป็นต้องใช้เครื่องมือมากมายเช่นเดียวกัน ยกตัวอย่างเช่น แผนผังก้างปลา, 5 whys Analysis, SWOT Analysis, Eisenhower Matrix, FMEA, PDCA, MOC หรือ KYT เป็นต้น ซึ่งจริงๆ พนักงานทุกคน ไม่ใช่เฉพาะระดับหัวหน้างานก็สามารถเลือกสะสมเครื่องมือประจำตัวเหล่านี้ไว้ใช้ได้เช่นกัน 

เมื่อเรานำ Toolbox Meeting มาใช้ในกิจกรรมรณรงค์ด้านความปลอดภัยสำหรับพนักงานขับรถจึงหมายความว่า หัวหน้างานกำลังแนะนำวิธีการใช้งานเครื่องมือใหม่ๆ ให้แก่พนักงานขับรถและให้นำไปเก็บไว้ในกล่องเครื่องมือของตัวเอง หรือบางทีอาจเป็นการย้ำเตือนหรือทบทวนการใช้เครื่องมือต่างๆ ที่มีอยู่แล้วให้มีความเข้าใจดียิ่งขึ้น การเพิ่มเครื่องมือใหม่ๆ ให้แก่พนักงานขับรถทุกวันไม่ต้องกังวลว่ากล่องเครื่องมือจะเต็มเพราะเครื่องมือที่ว่านี้เราให้เก็บไว้ในใจ แต่ไม่ใช่เอาไว้ที่กล่องดวงใจ และให้ใช้สติสัมปชัญญะในการนำออกมาใช้และใช้ให้เป็นด้วยสติปัญญาและสมาธิ

ที่สำคัญ การนำ Toolbox Meeting มาใช้จะต้องทำให้ครบถ้วนตามแนวคิด PDCA ด้วย การที่หัวหน้างานคิดเรื่องเครื่องมือที่นำจะมาพูดเปรียบเสมือนการวางแผน การชี้แจงวิธีการใช้เครื่องมือให้แก่พนักงานขับรถเปรียบเสมือนการลงมือทำ สองส่วนนี้สามารถแสดงหลักฐานว่าทำจริงได้ไม่ยาก เพียงแค่ถ่ายรูปกิจกรรมหน้าแถวแล้วเซ็นชื่อรับทราบแล้วส่งไลน์ให้ผู้บังคับบัญชาทราบว่าได้ทำแล้วถือว่ายังไม่จบ เพราะที่สำคัญกว่าหลังจากนั้นคือ เราจะต้องมีกระบวนการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานขับรถนำเครื่องมือเหล่านั้นไปใช้จริงในสถานการณ์ที่จำเป็นต้องใช้มันหรือไม่ และหากตรวจพบว่ายังใช้ไม่เป็นหรือไม่ได้ใช้ หน้าที่ของหัวหน้างานที่ดีต้องเรียกพนักงานขับรถคนนั้นมาสอนใหม่ มาทำความเข้าใจและบันทึกข้อตกลงร่วมกันและหมุนวงจร PDCA อย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ จึงจะถือว่าทำได้ครบถ้วนสมบูรณ์

Toolbox Meeting จึงจะสัมฤทธิ์ผลตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ตั้งใจไว้อย่างแท้จริงครับ

ณัฐ นิวาตานนท์

กรรมการผู้จัดการ

บริษัท ดี.จี. ทรานส์ อินเตอร์เนชั่นแนล จำกัด

ผู้ขนส่งสารเคมีและวัตถุอันตรายมืออาชีพ