เรื่องสำคัญ

ในบทเรียนเรื่องการบริหารเวลาทุกตำราจะต้องกล่าวถึงเรื่องการจัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของงานโดยให้แบ่งออกเป็น 4 กลุ่ม ได้แก่ งานสำคัญและเร่งด่วน งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน งานไม่สำคัญแต่เร่งด่วน งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน แล้วค่อยมาจัดการว่าจะทำงานกลุ่มไหนก่อนด้วยวิธีการอย่างไร หรือบางงานควรมอบหมายไหว้วานให้คนอื่นไปทำแทน ซึ่งเป็นหลักการที่ดีและมีประโยชน์มาก แต่ปัญหาที่ทำให้หลักการนี้ใช้ไม่ได้ผลกับทุกคนก็เพราะแต่ละคนมีมุมมองให้ความสำคัญกับงานและวินัยที่แตกต่างกัน

หากพิจารณาเฉพาะเรื่องความเร่งด่วน อาจมองได้ง่ายกว่าเพราะมันมีเวลาเป็นตัวกำหนด เช่น งานที่ได้รับมอบหมายแล้วมีการกำหนดเวลาแล้วเสร็จไว้อย่างชัดเจน โดยมีการระบุเงื่อนไขไว้ในข้อตกลงหรือสัญญาว่าหากล่าช้าจะต้องโดนลงโทษหรือเสียค่าปรับอย่างไร จะยิ่งทำให้การรับรู้ความเร่งด่วนชัดเจนมากขึ้นเมื่อเวลาเหลือน้อยลง และนี่คือหลักการสำคัญในการมอบหมายงานซึ่งนอกจากจะต้องมีการกำหนดเวลาแล้วเสร็จไว้ให้ชัดเจนแล้วยังต้องมีเงื่อนไขด้วยว่าถ้าทำไม่เสร็จจะได้รับผลกระทบด้านลบอย่างไรทุกครั้ง

เวลานอกจากจะใช้เป็นตัวชี้วัดความเร่งด่วนของงานแล้ว ยังสามารถถูกใช้เป็นตัวบ่งชี้ว่าเรากำลังให้ความสำคัญกับเรื่องใดในชีวิตขณะนั้นได้อีกด้วย ยิ่งถ้าเราใช้เวลาไปกับเรื่องใดมากเท่าไหร่ นั่นแสดงว่าเรากำลังให้ความสำคัญกับเรื่องนั้นมากเท่านั้น จุดเริ่มต้นสำคัญจึงอยู่ที่ว่าวันนี้ เรารู้ตัวเองหรือไม่ว่ากำลังให้ความสำคัญกับเรื่องใด เพราะคนที่ใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำเรื่องที่สำคัญในชีวิตอย่างแท้จริงเท่านั้น จึงจะมีโอกาสประสบความสำเร็จ

การมองว่าเรื่องใดเป็นเรื่องสำคัญในชีวิต เรามักใช้ผลกระทบไม่ว่าด้านบวกหรือด้านลบที่อาจจะเกิดขึ้นกับตัวเราในอนาคตเป็นตัวชี้วัด ถ้าเรามองว่าเรื่องใดส่งผลกระทบต่อทรัพย์สิน เงินทอง ชื่อเสียง หรือสุขภาพมาก เราย่อมให้ความสำคัญกับเรื่องนั้นมาก และคนส่วนใหญ่มัก “กลัวผลกระทบด้านลบ” มากกว่า “อยากให้เกิดผลกระทบด้านบวก” เกิดขึ้นกับตัวเอง เช่น กลัวจนมากกว่าอยากรวย กลัวตายมากกว่าอยากแข็งแรง กลัวล้มเหลวมากกว่าอยากสำเร็จ กลัวโดนลงโทษมากกว่าอยากได้รางวัล จึงทำให้คนที่คิดเช่นนั้นมักไม่ประสบความสำเร็จในชีวิตเท่าที่ควรเพราะจะใช้ชีวิตเหมือนสอบแค่ให้ผ่านเท่านั้น 

ลองสังเกตคนที่ประสบความสำเร็จในชีวิตจะพบว่าคนเหล่านั้นมีความอยากที่จะได้รับสิ่งดีๆ ในชีวิตมากกว่าความกลัวต่ออุปสรรคและขวากหนามต่างๆ ที่ขวางอยู่ข้างหน้า และคนเหล่านั้นมักมีเหตุผลมากมายว่าทำไมต้องทำเรื่องสำคัญเหล่านั้นและไม่กลัวเหนื่อยเพื่อให้ชีวิตของเขาสำเร็จตามเป้าหมายที่ต้องการ ต่างจากคนที่ล้มเหลวที่มักมีเหตุผลมากมายว่าทำไมถึงไม่ทำในสิ่งที่ควรทำและขอใช้ชีวิตแบบสบายๆ ไม่ต้องเหนื่อย

ปัญหาในการทำงานทุกวันนี้จึงมักเกิดจาก “การมองข้ามเรื่องสำคัญ” โดยอาจมีสาเหตุมาจาก การมองไม่ออกจริงๆ คิดไม่ถึง ละเลย ขาดความใส่ใจ หรืออาจมองว่าไม่ใช่ธุระหน้าที่ของตน หรือกลัวเหนื่อยเพิ่มขึ้นก็ได้ แต่ไม่ว่าจะด้วยสาเหตุใดก็ตาม ย่อมเป็นความรับผิดชอบสำคัญที่ผู้บริหารและผู้มีหน้าที่จัดการทุกคนต้องรู้ดีว่าลูกน้องของตนเป็นคนอย่างไรและจะช่วยให้คนเหล่านั้นมองเห็นความสำคัญของงานที่ได้รับมอบหมายด้วยความเข้าใจอย่างแท้จริงได้อย่างไร 

ทักษะที่จำเป็นสำหรับผู้บริหารและผู้จัดการที่จะได้รับการยอมรับว่าเก่งจริง นอกจากจะสามารถทำเรื่องใหญ่ให้กลายเป็นเรื่องเล็ก แก้ปัญหาเฉพาะหน้าเก่ง สามารถเปลี่ยนวิกฤตให้เป็นโอกาสได้แล้ว ยังต้องมีความสามารถในการมองเห็นความสำคัญและความเร่งด่วนของงานเพื่อเป็นการทำงานเชิงป้องกัน ไม่รอให้เกิดปัญหาขึ้นก่อน ทำให้ลูกน้องเห็นเป็นตัวอย่างและสามารถสอนให้พวกเขาเข้าใจและยินดีปฏิบัติตามด้วยความเต็มใจอีกด้วย

ณัฐ นิวาตานนท์

กรรมการผู้จัดการ

บริษัท ดี.จี. ทรานส์ อินเตอร์เนชั่นแนล จำกัด

ผู้ขนส่งสารเคมีและวัตถุอันตรายมืออาชีพ